Jak dostosować CV do oferty pracy? - konkretne wskazówki od doradcy zawodowego

Czy lubisz, gdy przed tobą stoi duże przedsięwzięcie, część pracy zależy od innych osób, a ty masz mało czasu na wykonanie zadania? Wysyłasz maile z prośbą o przygotowanie konkretnej części zadania, a w odpowiedzi otrzymujesz ogólnikowe informacje, pozbawione szczegółów, na których ci zależało. Dla większości z nas jest to sytuacja irytująca i stresująca. Podobnie czuje się pracodawca, który zamieszcza ogłoszenie o pracę, a w odpowiedzi dostaje ogólne CV - to jakaś odpowiedź, ale nie taka, jakiej naprawdę oczekiwał.

CV to coś więcej niż tylko kartka papieru z informacjami o naszym wykształceniu i doświadczeniu. To przede wszystkim nasza wizytówka zawodowa - dokument, który zawiera nie tylko podstawowe dane, lecz także pokazuje, kim jesteśmy, co reprezentujemy i co możemy zaoferować potencjalnemu pracodawcy. Dlatego warto poświęcić chwilę na dostosowanie CV do oferty, na którą aplikujemy, aby już na samym początku wzbudzić zainteresowanie rekrutera i pokazać, że warto zaprosić nas do kolejnych etapów procesu. Jak to zrobić? Poniżej postaramy się przejść przez wszystkie najważniejsze etapy, o których warto pamiętać przygotowując swoją zawodową „wizytówkę”.

Analiza oferty pracy

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza ogłoszenia o pracę. W większości przypadków znajdziemy tam najważniejsze oczekiwania pracodawcy, a twoje CV ma za zadanie pokazać, w jakiś stopniu je spełniasz. Analizując ofertę, odpowiedz sobie na kilka kluczowych pytań:

• Jakie są kluczowe wymagania dotyczące doświadczenia i umiejętności?
• Jakie słowa kluczowe pojawiają się w ogłoszeniu? (np. konkretne technologie, narzędzia, umiejętności miękkie)
• Jaki zakres obowiązków jest wymieniony w ofercie i czy masz podobne doświadczenie? Wskazówka: Dobrym sposobem jest podkreślenie najważniejszych fraz w ofercie i sprawdzenie, czy pojawiają się w Twoim CV.
• Zwróć uwagę na kulturę organizacyjną firmy - czy jest to start-up, korporacja, a może organizacja pozarządowa? Wskazówka: Spróbuj dopasować język CV do kultury firmy.

Dostosowanie poszczególnych sekcji CV

Teraz skupimy się na elementach, które powinno zawierać CV. Przejdź po kolei poszczególne sekcje i sprawdź, czy wszystko jest jasne i profesjonalne.

Nagłówek i dane kontaktowe

Nagłówek i dane kontaktoweTo pierwsza ważna część - takie podanie ręki do rekrutera i podanie swoich danych kontaktowych, gdyby chciał się do nas odezwać. Jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać:

1. W nagłówku nie musisz umieszczać kiedyś popularnego „Curriculum vitae”. Obowiązkowo powinno znaleźć się tam twoje imię i nazwisko, a dodatkowo (nie obowiązkowo) stanowisko np. project manager, specjalista ds. HR.
2. Prawidłowe dane kontaktowe to pierwszy krok do sukcesu, przecież rekruter ma się z tobą skontaktować. Upewnij się, że podajesz aktualne informacje - w tym e-mail, numer telefonu, i 3 razy sprawdź, czy nie wkradła się literówka. Wskazówka: Do celów służbowych warto posiadać e-mail składający się z Twojego imienia i nazwiska.
3. Jeśli masz profil na LinkedIn, dodaj link - pracodawcy często go sprawdzają. Sprawdź, czy Twoje konto jest aktualne, profesjonalne i spójne z CV. Wskazówka: aby link dobrze wyglądał i nie zawierał szeregu cyfr możesz go zmienić w edycji swojego profilu.
4. Jeżeli aplikujesz na stanowisko w branży kreatywnej, to też dobre miejsce, aby dodać link do swojego portfolio.

Profil zawodowy/Podsumowanie zawodowe

Podsumowanie jest ważną sekcją dla rekruterów. To kilka zdań, które powinny przedstawić cię, jako odpowiedniego kandydata, dlatego koniecznie musisz dopasować je do oferty. W 4-5 zdaniach napisz:

• kim jesteś,
• jaki jesteś (kompetencje miękkie),
• najważniejsze doświadczenie i umiejętności związane z rolą, na którą aplikujesz,
• jak Twoje cele zawodowe pokrywają się z misją firmy i wymaganiami stanowiska - czyli dlaczego chcesz pracować dla danej firmy?

Wskazówka: Jeśli aplikujesz na stanowisko np. Product Managera w branży IT, zamiast ogólnego „Doświadczony manager produktu” napisz: „Product Manager z 5-letnim doświadczeniem w branży IT, specjalizujący się w zarządzaniu backlogiem, analizie danych i optymalizacji procesów z wykorzystaniem metodologii Agile.”

Doświadczenie zawodowe

Pamiętaj, że nie musisz wypisywać tutaj całego Twojego doświadczenia np. rozdawania ulotek w czasie studiów, które skończyłeś kilkanaście lat temu. Skup się na tym, co ważne w kontekście tej konkretnej oferty pracy. Pamiętaj też, aby najświeższe doświadczenie umieszczać na początku. Co jeszcze jest ważne w tej sekcji?

• W miarę możliwości dopasuj nazewnictwo stanowisk. Jeśli w CV masz „Kierownik Projektu”, a w ofercie szukają „Project Managera” - warto to zmienić.
• Podkreśl kluczowe obowiązki, które pasują do oferty. Nie wymieniaj wszystkich zadań - skup się na tych, które są istotne dla konkretnego stanowiska pracy.
• W pierwszej kolejności wypisz te, które wymienił pracodawca w ofercie pracy. Czyli jeśli w ofercie kładzie się nacisk na konkretne umiejętności (np. zarządzanie backlogiem, analiza danych, facylitacja warsztatów), upewnij się, że są one uwzględnione w Twoich opisach - oczywiście wszystko zgodnie z prawdą.
• Dodaj osiągnięcia! Liczby i konkretne wyniki działają najlepiej. Nie pisz: „Zarządzałem zespołem”. Napisz: „Zarządzałem zespołem 10 osób, zwiększając efektywność sprintów o 20%.”
• Używaj języka korzyści - pokaż pracodawcy, co zyska zatrudniając właśnie Ciebie.

Umiejętności

To sekcja, w której możesz przedstawić swoje kompetencje, zarówno miękkie, jak i twarde. O czym warto pamiętać:

• Dopasuj umiejętności do tych wymienionych w ogłoszeniu, ale wpisuj tylko te, które rzeczywiście posiadasz. Czyli jeśli w ofercie wymieniono konkretne narzędzia, technologie czy metodyki (np. Jira, Scrum, SQL, Figma), koniecznie uwzględnij je w CV.
• W pierwszej kolejności wymień te, które znajdują się w ogłoszeniu. W drugiej kolejności wymień umiejętności, które dodatkowo masz i mogą przydać się na danym stanowisku pracy.
• Jeżeli posiadasz znajomość istotnego dla pracodawcy narzędzia, możesz dodatkowo w sekcji "Doświadczenie zawodowe" uwzględnić, do jakich zadań/projektów używałeś tego narzędzia.
• Umiejętności możesz podzielić na twarde (np. SQL, Jira, Figma) i miękkie (np. zarządzanie zespołem, negocjacje, umiejętności interpersonalne).

Edukacja

W tej sekcji zamieszczamy tylko formalne wykształcenie, np. szkołę średnią, studia. Wskazówka: jeżeli masz już wykształcenie wyższe, nie musisz umieszczać wcześniejszego etapu nauki, chyba, że jest ono istotne w kontekście rekrutacji np. technikum czy liceum plastyczne. O czym jeszcze należy pamiętać?

• Podkreśl odpowiedni kierunek studiów lub szkoły. Jeśli oferta pracy wymaga konkretnego wykształcenia (np. inżynierskiego, z zakresu zarządzania, informatyki, matematyki), upewnij się, że w sekcji edukacja uwzględnisz odpowiednie informacje o ukończonym kierunku. Na przykład, jeśli aplikujesz na stanowisko analityka danych, podkreśl, że ukończyłeś kierunek związany z matematyką, statystyką, inżynierią lub podobnym obszarem.
• Jeżeli jesteś absolwentem bez doświadczenia zawodowego, warto umieścić informacje o pracy dyplomowej lub projektach studenckich.

Szkolenia/Kursy

Ta część to uzupełnienie twojego przygotowania do stanowiska. Twoje wykształcenie przecież nie musi być kierunkowe, bo swoją wiedzę nadrobiłeś szeregiem branżowych szkoleń czy kursów. W tej sekcji warto zwrócić uwagę na kilka szczegółów:

• Skup się na tych kursach i certyfikatach, które są najbardziej adekwatne do roli, na którą aplikujesz, i które wzmacniają Twoje kwalifikacje w oczekiwanych obszarach.
• Jeżeli ukończyłeś wiele kusów i szkoleń, skup się na tych, w których brałeś udział w przeciągu ostatnich 5 lat i posiadasz potwierdzenie ich ukończenia - są najbardziej aktualne i adekwatne dla oferty pracy.
• Dla stanowisk technicznych (np. IT, analityka danych) możesz dodać link do GitHuba, portfolio lub case study.
• Wymień języki obce, które znasz oraz poziom ich znajomości np. C1. Warto umieścić informację o certyfikatach językowych.

Zainteresowania

Sekcja jest opcjonalna, ale może pomóc Ci wyróżnić się na tle innych kandydatów i spowodować, że zostaniesz lepiej zapamiętany. Jeśli decydujesz się na zamieszczenie swoich zainteresowań, weź pod uwagę kilka spraw:

• Wymień zainteresowania, które są związane z branżą lub stanowiskiem, na które aplikujesz.
• Unikaj ogólników, takich jak „czytanie książek” lub „oglądanie filmów”.
• Jeżeli twoje hobby pokazuje, że jesteś osobą zorganizowaną, lub pracującą w zespole, koniecznie o tym wspomnij.

Klauzula

Zgodę na przetwarzanie traktuj jako obowiązkową. Umieść ją na samym dole i użyj mniejszej czcionki, ale pamiętaj o tym, żeby była aktualna. Zdarza się, że firmy proszą o życie konkretnej treści np. z nazwą firmy, dlatego przed każdym wysłaniem CV sprawdź, czy nie ma tam przypadkiem niepotrzebnych informacji.

Aby spełnić wymogi przepisów RODO, klauzula może ograniczać się do bieżącej rekrutacji i wówczas może ona brzmieć tak:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.”

Ale możesz też zastosować ogólną treść powołującą się na obowiązujące przepisy:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).”

Kwestie techniczne

Jeżeli chcesz, aby twoje CV było jasne i czytelne dla rekrutera warto zwrócić uwagę na kilka technicznych kwestii, które nie tylko pomogą adresatowi Twojej aplikacji, ale mogą zaważyć na Twoim sukcesie.

Formatowanie i czytelność

Rekruterzy poświęcają średnio 6-10 sekund na pierwsze przejrzenie CV, więc jego układ musi być czytelny  na tzw. pierwszy rzut oka. Oto kilka wskazówek:

• Unikaj nadmiaru tekstu - kluczowe informacje powinny być łatwo widoczne.
• Używaj punktów zamiast długich bloków tekstu.
• Zapisz CV jako PDF (chyba że pracodawca wymaga innego formatu).
• Nie wysyłaj pliku Word (.doc) u każdego może on otwierać się w inny sposób, formatowanie i czcionki może wyglądać inaczej.
• Używaj standardowych czcionek i zachowaj spójność w formatowaniu.
• Unikaj zbyt wielu kolorów. Wskazówka: możesz dostosować kolorystykę do firmy, do której aplikujesz.
• Upewnij się, że CV jest wolne od błędów ortograficznych i gramatycznych.

Dostosowanie CV pod ATS (Applicant Tracking System)

Są firmy, które używają systemów ATS wspomagających proces rekrutacji. Przy setkach nadesłanych aplikacji warto zadbać o to, aby twoje CV było odpowiednio przygotowane. Jak zwiększyć swoje szanse:

• Używaj słów kluczowych z oferty pracy - ale w naturalny sposób.
• Nie używaj grafik i tabel, które mogą być źle odczytane przez ATS.
• Zapisuj dokument w prostym układzie, najlepiej w formacie pdf.
• Nie zapisuj pliku w formatach graficznych (jpg,png, pdf) - program potraktuje je jako obraz, więc nie wychwyci słów kluczowych.
• Lepiej używać minimalistycznych szablonów, które nie zawieraja zbyt wielu elementów graficznych, które mogą zaklócić odczytanie tekstu.

Podsumowanie

Dostosowanie CV do konkretnej oferty pracy to nie przerost formy nad treścią - to wyraz profesjonalizmu i szacunku wobec czasu osoby rekrutującej. Warto spojrzeć na swoje CV nie jak na uniwersalny dokument, który wysyłamy do wszystkich firm, ale jak na indywidualny komunikat, który mówi: „Zrozumiałem, czego szukacie - oto, co mogę wam zaoferować”.

Dobrze przygotowane, spersonalizowane CV jest pierwszym krokiem do budowania relacji z potencjalnym pracodawcą. To nie tylko lista faktów, ale też opowieść o tym, kim jesteśmy i jak potrafimy wczuć się w potrzeby drugiej strony. Czasem ta jedna godzina poświęcona na dopasowanie treści może zadecydować o tym, czy dostaniemy zaproszenie na rozmowę, a nasze CV nie zginie w tłumie innych.

Dlatego zamiast wysyłać kolejny tak samo brzmiący dokumentów, warto zadać sobie pytanie: czy to, co wysyłam, naprawdę odpowiada na potrzeby zawarte w ogłoszeniu? Jeśli tak - jesteś już o krok bliżej do sukcesu!

Pamiętaj, że jeżeli potrzebujesz pomocy w analizie dokumentów aplikacyjnych, możesz zapisać się do doradcy zawodowego w Centrum Rozwoju Talentów. Zapraszamy!

Autorka: Iwona Gryś